IT-dienstverleners geven jaarlijks miljoenen uit aan het schrijven van offertes voor de ontwikkeling van software en systemen, in de hoop de opdracht in de wacht te slepen. Ze stellen daarvoor doorgaans een team samen dat uren of soms zelfs dagen bezig is om in strategiesessies de – naar zij hopen – beste aanbieding op papier te krijgen.
Meestal gaat het om een reactie op een ‘Request for Proposal’ die naar een aantal aanbieders is gestuurd. Het lijkt wat op een sportevenement: let the games begin, ons team tegen dat van de ander. Soms staan er zelfs banen op het spel. Niemand wil mensen ontslaan als gevolg van te weinig vooruitzicht op nieuwe business.
Als onderdeel van het offertetraject wordt vaak een projectplan gemaakt, doorgaans gebaseerd op eerdere ervaringen en de mening van een aantal relevante experts. Het plan wordt onderbouwd door middel van een gedetailleerde spreadsheet met een groot aantal taken en de uren om die taken af te ronden. Het is echter een feit dat de meeste mensen niet weten hoe ze het plan kunnen valideren op betrouwbaarheid. Ze kunnen ook niet zien hoe groot de kans is dat ze de beloofde plannings-, kwaliteits- en budgetdoelstellingen zullen halen. Ze beschikken niet over een goed format om deze zaken intern of met de klant bespreekbaar te maken. Bovendien zijn de kosten van een dergelijk gedetailleerd plan vaak erg hoog en vergt het aanzienlijk veel doorlooptijd.
Top-down
Wat ontbreekt is een top-down, empirisch getoetste validatie. Die stelt het bid-team echt in staat om een ‘big picture’ schatting te maken voor kosten, duur, risico en kwaliteit van het project, gebaseerd op historische data en bewezen wiskundige modellen. SLIM-Estimate maakt dat mogelijk en geeft het team zelfs de gelegenheid om de gemaakte voorstellen te toetsen aan markttrends en zo zeker te stellen dat de getallen concurrerend en realistisch zijn. De kosten van een dergelijk plan zijn aanzienlijk lager en het plan kan bovendien binnen enkele dagen beschikbaar zijn. Daarmee kun je het je veroorloven om voor hetzelfde geld meerdere aanvragen te beoordelen.
En er is meer. Het team kan zelfs verschillende offerteopties bekijken en een risicoanalyse per optie maken voor zowel tijd als budget. Bijvoorbeeld: er is een kans van 90% dat het project gerealiseerd wordt binnen 15 maanden maar slechts 60% dat het in 12 maanden lukt.
Ze kunnen ook snel antwoord krijgen op vragen als: kunnen we de gewenste planning van de klant echt halen? Wat is de impact op kosten en de planning als we meer ontwikkelaars aan het team toevoegen? Helpt een teamuitbreiding of juist niet? Kunnen we dit systeem bouwen voor een prijs die concurrerend is in de markt?
Sleutelfactor
De totstandkoming van offertes kan een grote impact hebben op het succes van uw onderneming. De top-down inschatting is dus een sleutelfactor bij het bepalen van prijs- en planningscijfers en daar zinvol mee om te kunnen gaan. Een winnende offerte vraagt om een stevig fundament – een op feiten gebaseerde methode – zodat u kunt aantonen dat de cijfers realistisch, geloofwaardig en concurrerend zijn. En uw offerte dus daadwerkelijk de beste is voor de klant. En als u de opdracht eenmaal heeft gekregen, wilt u natuurlijk kunnen leveren zoals afgesproken. Daar slaapt u beter van…… en uw klant ook.
Hans Vonk