Op koers met uw IT-Portfoliomanagement?

Het jaar 2016 is in volle gang en de zomervakantie staat al bijna voor de deur. Kortom, tijd om stil te staan bij de reeds afgeronde projecten en de nog uit te voeren IT-projecten voor dit jaar. Bent u op de hoogte van de actuele stand van zaken? Hebben er wijzigingen plaatsgevonden die wellicht van invloed zijn op andere projecten binnen uw portfolio? Misschien heeft u al ideeën voor uw jaarplan in 2017? In deze nieuwe serie blogs informeer ik u vanuit mijn visie en bied ik u handvatten om uw portfolio optimaal te managen en alle ballen in de lucht te houden.

Portfoliomanagement
Wat houdt portfoliomanagement eigenlijk precies in? Een portfolio bestaat uit meerdere projecten en programma’s met een onderlinge samenhang, die al gestart zijn of op de planning staan om nog uitgevoerd te worden. Het gaat ons primair om IT-projecten, maar binnen een portfolio kunnen ook andersoortige projecten zijn opgenomen. Te denken valt daarbij bijvoorbeeld aan projecten die betrekking hebben op de ontwikkeling van machines, procesimplementaties, reorganisaties en alle andere projecten die door beperkingen in resources elkaar beïnvloeden. De projecten waar onze aandacht primair naar uitgaat hebben betrekkingen op het wijzigen en ontwikkelen van software of het implementeren van softwarepakketten.

Hoe managet u het beste uw projecten en daarmee uw portfolio? Portfolio’s zijn mede door de vele mutaties, die dagelijks in de onderliggende projecten en programma’s plaatsvinden niet eenvoudig te managen. Zonder betrouwbare informatie is dit zo goed als niet mogelijk.

Veel organisaties hebben daarom wel in enige vorm een portfoliomanagement programma ingericht waarbij lopende en toekomstige projecten in een Programma en Projectmanagement systeem (PPM) worden bijgehouden. Het probleem is dat de daarin vastgelegde gegevens door managers, vaak terecht, als niet voldoende betrouwbaar worden beschouwd om daar hun beslissingen op te kunnen baseren.

Gegevens in het PPM-systeem zijn in bijna alle implementaties gebaseerd op schattingen van individuen, worden vaak niet actueel gehouden en bijna altijd ontbreekt een actueel inzicht in de onderliggende samenhang van de projecten. Aan welke projecten wordt er gewerkt en wat is de status? Wat zijn de kosten en hoeveel resources zijn hiervoor nodig, welke specifieke resources vormen mogelijk een bottleneck, welke mogelijkheden zijn er voor verdere optimalisatie door projecten binnen een portfolio beter te plannen? Een objectieve analyse hiervan vergt op vele fronten kennis en deskundigheid.

Risicoanalyse
U heeft waarschijnlijk de handen vol aan het nemen van dagelijkse beslissingen. Beslissingen waarvoor betrouwbare actuele informatie cruciaal is. Het opbouwen hiervan vergt objectief getoetste gegevens over de projecten binnen een portfolio. Vaak zijn de gegevens gebaseerd op een schatting van mensen en ontbreekt deze objectieve toetsing. Deze gegevens zijn niet zelden gekleurd om een bepaald doel van medewerkers, klanten en leveranciers te bereiken of om risico’s te vermijden.

Een objectieve analyse haalt de onhaalbare of risicovolle, de vaak te optimistische projecten, er direct uit. Andere projecten zijn juist (veel) te ruim geschat om toekomstige risico’s te elimineren. Bij deze laatste categorie zijn vaak grote besparingen mogelijk.

Daarnaast kunnen de onderlinge projecten elkaar negatief beïnvloeden. Een objectieve analyse laat zien welke optimalisaties mogelijk zijn om binnen een portfolio meer projecten, en bovendien, goedkoper uit te voeren.

Capaciteitsplanning
Voor veel managers is de capaciteitsplanning van medewerkers een belangrijk aandachtspunt. Wat is een optimale inzet, welke functies, specifieke kennis zijn voor de ontwikkeling van de software van belang, vormen zij een bottleneck in het geheel van projecten en hoe kan dit worden geoptimaliseerd zodat meer projecten kunnen worden uitgevoerd? Voorkom schommelingen in capaciteit, zodat u niet extra medewerkers hoeft aan te nemen en op te leiden, die later hoogstwaarschijnlijk weer moeten afvloeien.

Maak de eerste stap
Een simpele eerste stap is het aanleveren van een kleine selectie van projecten, bijvoorbeeld van een bepaald programma of afdeling. Dit kan bijvoorbeeld in MS Excel waarin u per project de projectnaam opneemt (eventueel versleuteld), met daarbij (indien bekend) de verwachte begin –en einddatum en het verwachte budget, alsook een indicatie van de grootte van het project. Bij de grootte van het project volstaat een indicatie in (zeer)klein-gemiddeld-(zeer)groot. Andere voorbeelden van omvang is het aantal functiepunten, requirements, componenten, use-cases, Epic’s, story’s etc.

Op basis hiervan ontvangt u een eerste globale analyse waarmee u inzicht krijgt in o.a. de haalbaarheid, de risico’s en mogelijke optimalisaties. Maak u los van alle onzekerheden en krijg snel meer inzicht in uw portfolio.

Vervolg
Zodat ook u meer grip krijgt op uw algehele portfolio breng ik de meest voorkomende wakkerligpunten (die u ongetwijfeld zult herkennen) aan bod. Ligt u bijvoorbeeld wel eens wakker van het ontbreken van een volledig portfolio-overzicht, een gedegen risicoanalyse of wilt u weten welke projecten besparingsmogelijkheden bieden, of hoe zit het nu eigenlijk met uw personeelsbezetting? Elke maand zetten wij samen een stap in de juiste richting zodat ook u niet meer wakker hoeft te liggen en met een gerust hart de eindstreep haalt.

Medio augustus verschijnt mijn volgende blog waar ik verder zal inzoomen op de verschillende aspecten voor het realiseren van een portfolio project identificatie.

Download hier alvast gratis ons leaflet Oplossingen voor uw IT portfoliomanagement voor meer informatie.

Hans Vonk, CEO QSM Europe