Transparantie, voorspelbaarheid en juist geschatte investeringen, maar bovenal een stukje zekerheid en daarmee ‘rust’ binnen het IT-projectteam, wie is daar niet naar op zoek? Het ontwerp van een nieuw IT-landschap en de samenwerking met externe leveranciers zorgde er onder andere voor dat onze klant, belast met de verkeersveiligheid in Nederland, hieraan behoefte had. Om dat te bereiken was het van belang om:
- inzicht te krijgen in de omvang van haar nieuw te bouwen IT-programma.
- de touwtjes in handen te hebben voor de minicompetitie waarin zij haar preferred suppliers vroeg aanbiedingen te doen voor de realisatie van haar nieuw te bouwen IT-programma.
Omvangbepaling en projectscenario’s – de leidraad
Aangezien het traject grotendeels door externe leveranciers uitgevoerd zou worden, wilden zij vooraf weten of de doorlooptijden en de gerelateerde investeringen marktconform waren ingeschat. Voor het opstellen van projectplannen is een gefundeerde omvangbepaling van het gehele project nodig. Hiervoor heeft de organisatie data aangeleverd zoals (functionele) beschrijvingen en templates. Aan de hand van deze omvang hebben wij verschillende marktgemiddelde scenario’s opgesteld op basis van:
- Omvang
- Doorlooptijd
- Inspanning
- Kwaliteit
- Productiviteit
De verschillende projectscenario’s boden hiermee een feitelijke onderbouwing waarmee onhaalbare plannen van derden werden uitgesloten en gaven onze klant een leidraad waartussen marktconforme offertes van leveranciers zich zouden moeten bevinden. Dit vereenvoudigde uiteindelijk de selectie van de leveranciers. Onze klant had een solide basis voor het opstellen van haar projectplannen maar ook voor de communicatie met haar leveranciers. Want veelal zijn afwijkingen in offertes te verklaren doordat leveranciers en opdrachtgever een afwijkende beleving hebben van de omvang die moet worden gerealiseerd.
“Met de door QSM geleverde omvangbepaling en inzicht in de verschillende marktgemiddelde scenario’s boden wij onze klant een referentie om de aanbiedingen van haar leveranciers te checken op productiviteit qua doorlooptijd, inspanning en budget.”
Conclusie
De realistische projectscenario’s die onze klant van ons heeft ontvangen boden een bandbreedte waartussen haalbare en marktconforme offertes zich dienden te bevinden. Het komt namelijk wel eens voor dat leveranciers te laag aanbieden om daarna alsnog discussies te voeren omtrent meer-minder werkzaamheden en daarmee extra omzet proberen te generen. Onze klant had hiermee een troef in handen waarmee de juiste leveranciers geselecteerd werden, de daarmee gepaarde projectplannen op eventuele risico’s en haalbaarheid getoetst werden. Deze konden hiermee op voorhand, waar nodig, worden bijgesteld.
Kortom, een solide projectstart en een vertrouwde basis voor het beheersen van het project.
