De inschrijving voor een Europese aanbesteding was aanleiding voor een softwareleverancier om contact met ons op te nemen. Met als voornaamste doel een offerte in te dienen die enerzijds marktconform was en anderzijds de financiële risico’s tot een minimum zou beperken. In het aanbestedingstraject was een Programma van Eisen opgenomen waarbinnen requirements waren opgenomen. Inschrijvende partijen moesten hieraan voldoen om kans te maken.
Voorkom misstanden met een onafhankelijke kwaliteitscheck
QSM was door deze leverancier gevraagd een onafhankelijke kwaliteitscheck te doen op zijn offerte. Hij wilde naast het indienen van zijn offerte een gefundeerde onderbouwing en bevestiging van een onafhankelijke partij indienen. Een accurate en realistische offerte tezamen met een rapportage van QSM moest doorslaggevend zijn voor de opdrachtgever. Deze rapportages omvatten o.a.:
- de validatie door QSM omtrent de geschatte projectomvang door de leverancier;
- een risico- en verwachtingsanalyse van de planning van de leverancier (projectscenario) door QSM;
- inzicht in markconforme kosten en doorlooptijden.
Met een onafhankelijk QSM-review ontving de leverancier concrete handvatten voor het opstellen van een accurate offerte en had hierdoor een voorsprong op andere leveranciers.
Validatie en haalbaarheidsanalyse – de onderbouwing voor het uitbrengen van offertes
Onze klant wilde met het uitbrengen van zijn offerte zekerheid hebben: een markconforme offerte en het vermijden van eventuele toekomstige financiële debacles. Door middel van een externe controle door ons gaf hem dit extra houvast om zijn aanbieding optimaal af te stemmen op de door opdrachtgever gestelde eisen.
Voor het valideren van de geschatte projectomvang door onze klant hebben wij een Functiepuntenanalyse (FPA) ter controle-telling uitgevoerd. Om een juiste telling te kunnen maken hebben wij relevante documentatie ontvangen en interviews afgenomen. Via een intake zijn de uitgangspunten vastgesteld, de project- en programmakenmerken en randvoorwaarden zoals tijd, geld en kwaliteit afgestemd. Al deze gegevens hebben wij verzameld ten behoeve van een analyse en verslag omtrent haalbaarheid en om inzicht te verschaffen in marktgemiddelde projectscenario’s.
Accurate aanbieding met haalbare projectplannen
De door QSM gepresenteerde bevindingen en daaruit voortgekomen vragen heeft onze klant inzicht geboden om een verdere verduidelijking in zijn aanbieding aan te brengen om misstanden en discussies tussen beide partijen voor te zijn. Met behulp van onze analyses kon onze klant een verbeterslag maken met betrekking tot:
- de gestelde doorlooptijden en hetgeen hierbinnen opgeleverd diende te worden;
- inzicht in de typen activiteiten die werden verwacht in relatie tot de Agile methodologie;
- verduidelijk van de leverancier met betrekking tot “hergebruik” van enkele functionaliteiten.
Onze klant ontving concrete handvatten om te offreren en voorkwam onduidelijkheden op de lange termijn. Zijn offerte zorgde er mede voor dat deze beter vergelijkbaar en objectief onderbouwd was. Dit gaf niet alleen onze klant maar ook de opdrachtgever een goede uitgangspositie voor het verdere verloop van de uit te voeren opdracht; een aanbieding conform het marktgemiddelde en exclusief negatieve verrassingen tijdens of na oplevering van de opdracht.